“De evenementenwereld wordt boeiender en krachtiger dan ooit: laten we er volop voor gaan en alle mogelijkheden benutten”

U plant een event? Dan weet u als geen ander: verre van evident.

• Fysiek? Mag niet.
• Digitaal via Zoom/Teams? Mja.
• Hybride? Hoe moet dat?

Easyfairs, PFL en Sylvester toonden ons hoe dat moet met een masterclass in hybrid events. Via hun eigen hybrid event. En het was een knap staaltje eventorganisatie: op 1 juni zagen we een heuse tv-show (die tussen 30.000 en 60.000 euro had gekost, gaven ze te kennen).

Wat ze voor dat bedrag neerzetten: een fysiek publiek; een livestream via Meeple (een virtuele eventtool die een fysiek evenement nabootst); Eva Kamanda en Otto-Jan Ham als hosts; crew en regisseur; een live band; fysiek aanwezige sprekers gecombineerd met livestreams vanop verschillende locaties; etc.

“In maart was het orderboekje leeg en het was duidelijk dat alles virtueel zou gaan” – Jochen Van Laere (PFL)

Een hybride event: het smaakt naar meer. Heeft Corona dan toch iets positiefs teweeggebracht? Jochen Van Laere (PFL): “De Zooms en Teams: iedereen kent het, maar iedereen mist dat live event. Vanaf april dachten we “We moeten iets doen”. We bouwden studio’s en vandaag staan we in zo’n studio. Het leuke is dat we die op verschillende locaties hebben en ook met verschillende decors. Er is voor iedereen wat wils”.

Dominic De Gruyter (PFL), vanuit Barcelona: “Met mulithub splitsen we één groot event op in kleinere events. Het belangrijkste is het duurzame aspect: je bespaart op de travel cost en je spaart kilometers uit. Zelfs de techniekers hoeven niet te reizen”.

Dat ze niet hebben willen werken met de Zooms en Teams, daar kan Geert Vanoverschelde (Sylvester) over meespreken. “We hebben ingezet op events met impact rond de vier pijlers: inhoud, beleving, interactie en het ‘samen’-gevoel”.

Maar denk nu niet dat je automatisch een hybride event kunt realiseren door wat fysiek en wat digitaal bij elkaar te gooien. Een hybride event vereist zijn eigen aanpak. Regisseur van dienst Tony Proesmans: “De grootste valkuil is dat de klant probeert om wat hij al jaren doet opnieuw te doen, maar de kijkers zijn heel snel verveeld omdat ze thuis veel meer afleiding hebben dan wanneer ze in een zaal zitten. En dan moet je entertainment hebben: mensen aan het scherm kluisteren”. Geert Vanoverschelde noemt nog op: “De opbouw en de lengte van een hybride event is meer vergelijkbaar met een primetime tv-programma. De coaching van je sprekers is ook helemaal anders”.

Met een hybride event kun je plots een groter bereik genereren. Alain D’Haese (Easyfairs), die vanuit Antwerp Expo deelnam: “Door de kennis en ervaring die is opgedaan met het hybride gegeven zie ik een grote groei voor corporate events. Dankzij de technologie ga je 50% tot 60% van de bezoekers die er vroeger niet waren nu online kunnen te woord staan”.

“Het fysieke evenement is absoluut niet passé”

Zeg dat Geert Vanoverschelde het gezegd heeft. Puur fysiek, puur digitaal of hybride? Wanneer wat? Geert Vanoverschelde: “Voor alles wat eenmalige vieringen zijn (zoals jubilea en personeelsevents): daar zal de fysieke variant de beste optie zijn. Voor events die draaien rond informatieoverdracht, kennis en opleiding is een digitaal event de beste optie: je vermijdt filestress, planningstress enz. Evenementen met een groot internationaal publiek: dat zijn ook evenementen die goed zijn om digitaal te gaan doen. Bepaalde grote bedrijven gaan limieten zetten op internationale verplaatsingen van hun werknemers: dan kom je vanzelf bij hybride evenementen terecht”.

“De evenementenwereld wordt boeiender en krachtiger dan ooit: laten we er volop voor gaan en alle mogelijkheden benutten”. Zeg dat Geert Vanoverschelde dat óók gezegd heeft.